01 / 团队知识服务
提出问题
- 输入
- 问题：出差报销需要哪些材料？
- 处理
- 识别本次查询主题，保留问题与查询角色。
- 工作成果
- 检索范围：常规报销规定；不扩大到无关资料。
业务场景 / 知识协作
找到一份资料，
也要知道能不能用。
把文档主题、现行版本、使用权限和更新责任明确下来，再按需要建立检索与答复辅助。
01 / 不同阶段的方案
先有共同依据，再让知识更容易使用。
资料查询与复核模拟业务演示
一项日常工作
报销材料要求，
到哪里查现行规定？
工作责任清单
- 整理资料资料维护人
- 确认版本业务负责人
- 答复复核业务人员
工作有责任人，交接有检查项
- 当前痛点
- 资料散在个人文件夹，常见问题反复询问。
- 对应方案
- 分类、命名、梳理常见问题，标记负责人和有效版本。
- 得到的成果
- 资料目录、工作指引和常见问题清单。
资料查询与复核模拟业务演示
资料 D-008现行
《示例报销规定》· v3
检查权限与现行版本
引用第 2 条可追溯
业务人员按授权查询
资料 ↔ 版本 ↔ 来源 ↔ 权限
- 当前痛点
- 文件已经共享，但版本与访问范围不明确。
- 对应方案
- 建立统一入口、发布与更新规则、权限和历史记录。
- 得到的成果
- 现行资料库、权限配置、版本与维护流程。
资料查询与复核模拟业务演示
使用已确认的资料
D-008 · v3现行内容
授权业务问题来源可查
带来源的答复
引文 · 来源 · 资料不足说明
业务人员人工确认
依据不足时，交由维护人处理
- 当前痛点
- 检索和答复准备耗时，结果难以核对。
- 对应方案
- 按权限检索现行内容，生成有引用的草稿，由业务人员确认。
- 得到的成果
- 带来源的答复、缺口说明与复核记录。
02 / 需要哪些数据
知识内容之外，还需要来源与状态。
| 数据 | 示例内容 | 作用与维护 |
|---|---|---|
| 现行资料 | D-008《示例报销规定》v3 · 第 2 条 | 业务负责人确认现行，历史 v2 不进入现行检索 |
| 来源与位置 | 文档编号、版本、条款位置、来源链接 | 回答可以回到实际依据核对 |
| 使用权限 | 一般员工可查看常规报销规定；受限资料按岗位授权 | 管理员与业务负责人维护可见范围 |
| 维护与问题样本 | 制度负责人、更新时间、常见问题、合格答复 | 用于持续更新和检验答复质量 |
示例制度仅用于展示工作方式，不代表实际报销政策。接入前确认资料使用范围与权限，历史版本保留但不作为现行依据。
03 / 检索与答复工作流
每条重要答复，
都能回到依据。
以虚构报销制度为例，显示权限、版本和复核的作用。
模拟业务演示团队知识服务
02 / 团队知识服务
检查权限
- 输入
- 查询人员的角色与资料可见范围。
- 处理
- 只在有权访问的文档中检索。无权访问时说明无法提供，不展示受限内容。
- 工作成果
- 本次允许访问 D-008；权限条件保留到检索过程。
03 / 团队知识服务
查找现行依据
- 输入
- 现行文档 D-008 v3，来源与条款位置。
- 处理
- 查找相关条款，排除历史 v2；若找不到依据，返回资料缺口。
- 工作成果
- 找到《示例报销规定》v3 第 2 条，关联内容与来源。
04 / 团队知识服务
准备草稿
- 输入
- 第 2 条规定：费用凭证、行程说明、审批记录。
- 处理
- 准备带引用的答复草稿，不自行补充政策或自动提交。
- 工作成果
- 请准备费用凭证、行程说明和审批记录。依据：D-008 v3 第 2 条。
05 / 团队知识服务
人员复核
- 输入
- 问题、引用来源与答复草稿。
- 处理
- 业务人员核对条款和完整性，必要时补充具体情况后确认。
- 工作成果
- 一条经复核的答复；新问题与资料缺口交由维护人处理。
已显示第 1 步，可选择任一步骤。
遇到资料不足时
知道什么时候应该停止回答。
异常处理示例
找不到规定
- 查询问题
- 境外出差的补助标准是多少？
- 检查结果
- 示例资料没有相关规定。
- 工作成果
- 无法据现有资料回答；转交制度负责人补充依据，不编造金额。
异常处理示例
只有历史版本
- 查询范围
- 找到了历史 v2，但没有可确认的现行版本。
- 检查结果
- 无法确认适用规则。
- 工作成果
- 提示版本待确认，联系维护人；不把旧版内容作为现行答复。
异常处理示例
没有访问权限
- 查询情况
- 当前角色没有访问目标资料的权限。
- 检查结果
- 不展示受限资料或其摘要。
- 工作成果
- 说明无权访问，按既有流程联系资料负责人。
04 / 交付与价值
让资料持续可用，
让答复能够核对。
- 交付成果
- 资料结构与现行版本规则、权限和维护责任、检索配置、答复与复核方式、测试问题集、培训和运行安排。
- 业务价值
- 减少查找与反复询问，提高资料利用；通过样本核对查找耗时、答复准备、遗漏和返工。
- 验收样本
- 可回答问题、缺少依据、历史版本、无权访问和存在冲突的资料；核对来源和停止回答行为。
开始沟通
聊聊你希望改善的
业务环节。
告诉我们当前的做法、主要困难和希望改善的结果。
从一个有明确边界的问题开始。
高斯智能
GAUSS INTELLIGENCE王先生
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